কেন HR ও Admin এক করা সবচেয়ে ভুল সিদ্ধান্ত।
-সেভিংসের নামে আত্মঘাতী সিদ্ধান্ত
– কি পেতে, কি হারাচ্ছি?
– HR-Admin এক করলে কী হারাচ্ছে কোম্পানি?
দেখুন সোজা শাপটা বলি “তেল পানি মিশ খাই না” তেমনি HR ও Admin এক করাটা নেহাত বোকামি।
অনেকেই এখনো মনে করেন Human Resources এবং Administration একই কাজ করে। কিন্তু বাস্তবে এই দুটি ভূমিকা সম্পূর্ণ আলাদা। HR কর্মীদের উন্নয়ন, তাদের পারফরম্যান্স, Official culture সংস্কৃতি এবং Employee ও বিজনেস কে কেন্দ্র করে কাজ করে। অন্যদিকে Admin অফিস পরিচালনা, অপারেশন এবং দৈনন্দিন কার্যক্রম সামলায়। একটি কাজ Employeeকে কেন্দ্র করে, আরেকটি কাজ প্রক্রিয়াকে কেন্দ্র করে।
বাংলাদেশে, বিশেষ করে প্রাইভেট এবং অনেক লোকাল কোম্পানিতে HR এবং Admin একই বিভাগের অধীনে রাখা হয়। শুরুতে এটি খরচ বাঁচানোর ভালো উপায় বলে মনে হতে পারে। কিন্তু বাস্তবে এই খরচ সাশ্রয় অনেকটা ভ্রান্ত ধারণা। কোম্পানি আজ কিছু টাকা সাশ্রয় করছে ঠিকই, কিন্তু ভবিষ্যতে বড় ক্ষতি গুনতে হয়।
কেন HR এবং Admin একসাথে করলে খরচ বাড়ে
যখন একই ব্যক্তি নিয়োগ থেকে শুরু করে লজিস্টিকস পর্যন্ত সবকিছু সামলাতে বাধ্য হয়, তখন চাপ বেড়ে যায়। গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলো করতে দেরি হয়, কর্মীরা দ্বিধা ও বিরক্ত বোধ করে, ভুল বাড়তে থাকে আর ভুল থেকে বাড়ে মানুষিক চাপ। কোম্পানি মনে করে খরচ কমছে, কিন্তু আসলে:
- কর্মীরা দ্রুত ক্লান্ত হয়ে পড়ে
যখন একজনকে HR এবং Admin দুটোই সামলাতে হয়, তখন কাজের চাপ অসহনীয় হয়ে যায়।
–সকালে ইন্টারভিউ নিতে হচ্ছে, দুপুরে আবার গাড়ি অ্যারেঞ্জ করতে হচ্ছে, লাইসেন্সিং এর কাজ করতে হচ্ছে, ফলে মানসিক চাপ বেড়ে যায়। - টার্নওভার বাড়ে
কাজের চাপ, অস্পষ্ট ভূমিকা এবং ক্লান্তি কর্মীদের চাকরি বদলাতে বাধ্য করে।
–HR অফিসার মনে করে সে শুধু অফিস সাপ্লাই বা শো-কজ টাইপ কাজ করছে ফলে সে দ্রুত অন্য চাকরি খুঁজে। - নিয়োগের মান কমে যায়
HR-এর ফোকাস কমে গেলে সঠিক Employee নিয়োগ করা কঠিন হয়।
-Admin কাজের ফাঁকে তাড়াহুড়ো করে CV স্ক্রিনিং করা ফলে যোগ্য প্রার্থী বাদ পড়ে যায়। - পেরোল ও কমপ্লায়েন্সে ভুল দেখা দেয়
সময় না থাকলে শ্রম আইন, ছুটি, গ্রেড বা বেতন হিসাব ভুল হতে পারে।
–একসঙ্গে মিটিং সেটআপ, ভিজিটর পাস, আর পেরোল আপডেট করতে গিয়ে ভুল গ্রেডে বেতন প্রসেস হয়ে যায়। - সেফটি ও সুবিধা ব্যবস্থাপনা দুর্বল হয়
Admin-এর দিকে কম মনোযোগ দিলে সেফটি চেক, রক্ষণাবেক্ষণ বা ফ্যাসিলিটি সাপোর্ট ঠিকমতো হয় না।
–HR কাজ করতে গিয়ে মেশিনের সেফটি পরিদর্শন করা বা ফায়ার সেফটি ডকুমেন্টেশন সময়মতো আপডেট করা হয় না। - কোম্পানির সুনাম ক্ষতিগ্রস্ত হয়
দুর্বল HR সাপোর্ট, দুর্বল অ্যাডমিন সার্ভিস দুটোই কর্মীদের মধ্যে নেতিবাচক ধারণা ছড়ায়।
কর্মীদের অভিযোগ দ্রুত সমাধান না হওয়ায় কোম্পানির সম্পর্কে রিভিউ খারাপ হয়ে যায়। - সার্বিক উৎপাদনশীলতা কমে যায়
যখন দুটোই অগোছালো থাকে, তখন কর্মীরা বিরক্ত হয়, কাজের গতি কমে যায় এবং টিমের আউটপুট পড়ে যায়।
ভেন্ডর বিল, নিয়োগ, এবং অফিস মেরামতের কাজ একসাথে আটকে থাকে ফলে সবাই দেরিতে কাজ শুরু করে।
বাংলাদেশের প্রাইভেট সেক্টরে এই সমস্যা বেশি দেখা যায় (গার্মেন্টস শিল্প এই মিক্সিং সিস্টেম হতে অনেক আগেই সরে এসছে, হাতে গুনে অল্প কিছু থাকলেও থাকতে পারে) । HR অফিসারদেরকে অ্যাডমিনের কাজ করতে হয়, আবার অ্যাডমিনকে HR-এর সংবেদনশীল বিষয় সামলাতে হয়। ফলে কেউই নিজের সেরাটা দিতে পারে না, কারণ দুটোই পূর্ণ সময়ের দায়িত্ব।
কেন HR এবং Admin একসাথে রাখলে দক্ষতা কমে যায়?
এক ব্যক্তি বা দলকে Employee ব্যবস্থাপনা এবং অফিস অপারেশন এই দুটি ভিন্ন ক্ষেত্র পরিচালনা করতে দিলে কোনো দিকই সঠিক মনোযোগ দিয়ে কাজ করা যাই না।
HR শক্তিশালী ট্যালেন্ট পাইপলাইন তৈরি করতে, কর্মীদের সহায়তা, সাংস্কৃতিক উন্নয়ন বা আইনগত নিয়ম মানা কোনো কিছুতেই পূর্ণ মনোযোগ দিতে পারে না। তারা তখন গাড়ির ব্যবস্থা, লাইসেন্সিং, ভিজিটর পাস বা অফিস সাপ্লাই নিয়ে ব্যস্ত থাকে।
অন্যদিকে Admin এর কাজও পিছিয়ে যায় কারণ অপারেশন সামলানোর জন্য আলাদা মনোযোগ থাকে না।
এর ফলে দেখা দেয়:
• দুর্বল পারফরম্যান্স ম্যানেজমেন্ট
• খারাপ অভিজ্ঞতা
• সিদ্ধান্ত গ্রহণে ধীরগতি
• বাংলাদেশ শ্রম আইনে কমপ্লায়েন্স ঝুঁকি
• কাজের দায়িত্বে বিভ্রান্তি
সময়ের সাথে সাথে এসব সমস্যা কোম্পানির বৃদ্ধি নীরবে থামিয়ে দেয়।
কেন HR এবং Admin অবশ্যই আলাদা হওয়া উচিত
HR এবং Admin দুটি সম্পূর্ণ ভিন্ন দক্ষতা, মানসিকতা এবং জ্ঞানের ক্ষেত্র।
HR-এর জন্য দরকার শ্রম আইন, টেকনলজিকাল এদ্ভান্সমেন্ট, ট্যালেন্ট হায়ারিং, কর্মী মোটিভেশন, পারফরম্যান্স ম্যানেজমেন্ট, এবং Official culture বা সংস্কৃতি সম্পর্কে গভীর ধারণা রাখা।
Admin-এর জন্য দরকার অপারেশন প্ল্যানিং, ভেন্ডর ব্যবস্থাপনা, সেফটি স্ট্যান্ডার্ড, এবং সুবিধা ও ব্যবস্থাপনা।
একজন মানুষের পক্ষে এই দুই ভিন্ন ক্ষেত্র সমানভাবে দক্ষভাবে পরিচালনা করা বাস্তবসম্মত নয়।
HR এবং Admin আলাদা করলে কোম্পানি লাভবান হয়:
• কর্মীদের আস্থা ও গোপনীয়তা বৃদ্ধি পায়
• কমপ্লায়েন্স ও রেকর্ড ব্যবস্থাপনা শক্তিশালী হয়
• HR Employee-কেন্দ্রিক কাজ করতে পারে
• Admin দ্রুত, পরিষ্কার ও সুশৃঙ্খলভাবে কাজ করতে পারে
• কোম্পানির পেশাগত ভাবমূর্তি উন্নত হয়
• কর্মপরিবেশ আরও স্বাস্থ্যকর ও সহযোগিতামূলক হয়
বিশেষ করে প্রাইভেট সেক্টরগুলোতে আলাদা HR অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ, কারণ ট্যালেন্ট ম্যানেজমেন্ট, আইনি নিয়ম পালন এবং কর্মীদের সুজগ-সুবিধা আন্তর্জাতিক স্ট্যান্ডার্ড পূরণের জন্য জরুরি।
বাংলাদেশের HR-এর ভবিষ্যৎ
বাংলাদেশ ধীরে ধীরে আধুনিক HR চর্চার দিকে এগোচ্ছে। বেশি কোম্পানি এখন বুঝছে যে সঠিক HRM, সহানুভূতিশীল নেতৃত্ব, এবং কর্মীদের ভালো থাকা একটি শক্তিশালী প্রতিষ্ঠানের মূল ভিত্তি। আন্তর্জাতিক ক্রেতারাও গার্মেন্টস কারখানার HR প্র্যাকটিস খুব গুরুত্ব দিয়ে দেখে।
একটি কোম্পানি HR-কে আলাদা এবং কৌশলগত ভূমিকা হিসেবে দেখলে কর্মীদের আস্থা বাড়ে, রিটেনশন ভালো হয়, এবং সার্বিক উৎপাদনশীলতাও উন্নত হয়।
HR এবং Admin আলাদা রাখা শুধু একটি ব্যবস্থাপনার সিদ্ধান্ত নয়। এটি একটি প্রতিষ্ঠানের পরিপক্বতা, পেশাদারিত্ব এবং দীর্ঘমেয়াদি দৃষ্টিভঙ্গির পরিচয়।